科研平台管理服务中心采购项目立项论证管理办法

第一章 总则

第一条 制定目的

为严格落实《广东医科大学采购项目立项论证管理办法（试行）》（校招标〔2021〕7号）相关要求，规范本中心采购项目立项论证全流程工作，明确各岗位职责，确保采购项目精准匹配实际使用需求，防范采购风险，提升采购效率与质量，结合本中心工作实际制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于本中心牵头组织、参与的各类采购项目（含货物类仪器设备）的立项调研、论证组织、材料准备、参数复核、报送审批等全流程工作，涵盖预算单价或批量采购金额10万元（含）以上的项目。

第三条 核心原则

严格遵循“公开、公平、公正”原则，坚持“需求精准、流程合规、责任到人、全程可控”，衔接学校采购立项论证管理要求，兼顾科研工作特殊性与资源共享需求，确保每一项采购项目的立项论证工作规范、有序、高效推进。

第二章 职责分工

第四条 中心专项决策小组职责

中心成立采购项目立项专项决策小组，决策小组由中心负责人牵头，成员由中心各相关岗位工作人员组成，主要职责如下：

• 统筹推进项目需求调研与立项论证相关工作，制定调研与论证工作计划；

• 汇总、审核项目需求调研结果，组织开展专项会议讨论，梳理意向采购清单；

• 审议本中心牵头的采购项目立项论证材料，确保材料符合学校规定、内容完整规范；

• 监督各岗位工作职责落实情况，协调解决立项论证过程中的各类问题；

• 对接学校招标采购中心、资产设备管理部等归口管理单位，按要求报送相关材料并跟进审批进度。

第五条 调研对接岗职责

设立调研对接岗，专人负责项目需求调研工作，主要职责如下：

• 组织开展全校性需求全覆盖调研，采用线上线下结合方式（含OA系统征集、调查问卷、座谈交流、实地走访等），精准收集功能诉求、技术参数等信息；

• 对接各需求单位，负责项目需求的前期沟通，了解项目使用场景、机时、预期效益等细节，协助梳理需求要点；

• 配合完成采购项目市场调研，收集至少3个不同品牌的报价资料，确保报价单加盖公章、符合学校要求；

• 梳理汇总调研结果，重点分析项目的技术参数、功能需求及共享可行性，形成调研分析报告提交专项决策小组。

第六条 论证组织岗职责

设立论证组织岗，专人负责采购项目立项论证的组织实施工作，主要职责如下：

• 负责论证会的筹备工作，包括通知专家、准备论证材料（含调研报告、立项申请表、报价资料等）、布置会场等；

• 从“广东医科大学论证与评标专家库”中，按照采购项目所属学科领域选取论证专家，规避回避情形（需求单位、申购单位和归口管理单位负责人不得担任本项目论证专家），专家组由5人及以上单数构成，非需求单位、申购单位专家不少于3名，组长由非需求单位、申购单位专家担任；

• 组织开展论证会，协调需求单位负责人或项目负责人汇报项目情况、回应专家质询，记录专家论证意见，整理论证会议纪要；

• 针对论证意见，做好后续处置工作（同意立项的报送相关材料，不同意立项的终止采购流程）。

第七条 参数复核与材料报送岗职责

设立参数复核与材料报送岗，专人负责项目技术参数复核、立项材料规范与报送工作，主要职责如下：

• 对照学校项目申报管理规定，指导需求单位填写《广东医科大学采购项目立项申请表》及相关立项材料，确保内容完整、填写规范；

• 在招标实施阶段，严格履行复核把关职责，逐一与各需求单位二次对接，确认最终技术参数，确保参数准确无误、符合需求；

• 整理完善全部立项论证材料，经专项决策小组审议通过后，统一报送学校归口管理单位及相关部门审批，跟进审批进度并及时反馈专项决策小组及需求单位；

• 负责立项论证相关材料的归档管理，包括调研资料、论证意见、会议纪要、报送凭证等，确保材料齐全、可追溯；

• 针对进口设备、国家管控类危险化学品等特殊项目，协助资产与实验室管理处开展专项论证，按要求准备相关材料。

第八条 监督岗职责

设立监督岗，由中心指定专人担任，主要职责如下：

• 监督采购项目立项论证全流程是否符合学校及本中心管理办法要求，防范违规操作；

• 监督参与立项论证相关人员（含中心工作人员、专家、需求单位人员）严格执行回避制度，对违反回避制度的情况及时制止并按规定处理；

• 监督相关人员履行保密义务，严禁泄露论证资料、专家评价言论等涉密信息；

• 受理对立项论证工作的意见、建议及投诉，及时核实并协调解决。

第三章 工作流程规范

第九条 需求调研流程

1. 调研启动：专项决策小组根据学校采购工作安排及科研工作需求，制定项目需求调研计划，明确调研范围、方式、时间节点及责任人；

2. 需求收集：调研对接岗采用线上线下结合方式，面向全校师生征集项目需求，重点收集技术参数、功能诉求、使用场景、预期共享情况等信息；

3. 结果汇总与分析：调研对接岗梳理汇总调研结果，进行数据分析，重点梳理采购清单，形成调研分析报告，提交专项决策小组审议；

4. 需求确认：专项决策小组召开会议，审议调研分析报告，确定意向采购范围，明确项目调研重点及后续推进计划。

第十条 立项论证组织流程

1. 材料准备：论证组织岗协助准备立项论证材料，包括《广东医科大学采购项目立项申请表》、市场调研资料、至少3个不同品牌的加盖公章的报价单、调研分析报告等；

2. 专家选取：论证组织岗按照项目所属学科领域，从学校专家库中选取符合要求的论证专家，确认专家参与意向，规避回避情形，确定论证会时间；

3. 论证会召开：论证组织岗组织召开论证会，需求单位负责人或项目负责人汇报项目必要性、可行性、预期使用效益等情况，专家进行质询，相关人员答辩，专家组讨论并形成书面论证意见；

4. 意见处置：论证组织岗整理专家论证意见，协助做好处置工作：论证意见为“不同意立项”的，终止该项目采购流程，及时反馈给需求单位；意见为“同意立项”的，整理论证相关材料，提交参数复核与材料报送岗。

第十一条 材料规范与报送流程

1. 材料规范：参数复核与材料报送岗对照学校规定，指导需求单位规范填写立项申请表及相关材料，核对材料完整性、准确性，确保报价资料、论证意见等齐全有效；

2. 内部审议：参数复核与材料报送岗将完善后的立项论证材料提交专项决策小组，召开集体决策会议审议，审议通过后，修改完善相关材料；

3. 参数复核：在项目招标实施前，参数复核与材料报送岗逐一与需求单位二次对接，复核最终技术参数，确认无误后，完善相关报送材料；

4. 统一报送：参数复核与材料报送岗将规范后的全部材料，按学校要求统一报送归口管理单位及相关部门审批，跟进审批进度，及时将审批结果反馈给专项决策小组及需求单位；

5. 材料归档：参数复核与材料报送岗将审批通过的立项论证材料、报送凭证、审批意见等整理归档，建立完善的档案台账，确保可追溯。

第十二条 特殊项目处理流程

1. 进口设备：对于采购预算金额在政府限额以上、不在广东省进口产品目录清单内的进口设备，参数复核与材料报送岗协助资产与实验室管理处，在立项论证基础上开展进口设备专项论证，按要求准备相关材料并报送；

2. 管控危险品：对于国家管控类危险化学品、麻醉药品等危险品采购项目，论证组织岗协助资产与实验室管理处开展立项论证，严格按照学校及国家相关规定准备材料、组织论证。

第四章 纪律要求与责任追究

第十三条 纪律要求

• 参与项目采购立项论证工作的中心工作人员，必须严格遵守国家相关法律法规、学校及本中心采购管理规定，坚持原则、廉洁自律，自觉维护学校及中心的合法权益；

• 严格执行回避制度，中心工作人员或其直系亲属与采购项目的生产商、供应商或潜在供应商等具有利益关联的，必须主动申请回避，未主动回避的，一经发现，立即终止其参与相关工作；

• 严格履行保密义务，对提交论证的相关资料、专家论证过程中的评价言论等涉密信息，严禁泄露，不得向无关人员透露论证进展及结果；

• 严禁以任何方式干预和影响论证过程及结果，不得弄虚作假、篡改调研数据或论证意见，不得协助需求单位规避学校规定；

• 中心工作人员应积极配合学校相关部门的监督检查，主动提供相关材料，如实反映工作情况。

第十四条 责任追究

对违反本办法及学校相关规定的中心工作人员，视情节轻重，给予批评教育、岗位调整等内部处理；若存在违规操作、弄虚作假等行为，导致学校利益受损或造成不良影响的，按学校相关规定追究责任；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

第五章 附则

第十五条 制度衔接

本办法未尽事宜，严格按照《广东医科大学采购项目立项论证管理办法（试行）》（校招标〔2021〕7号）及学校其他相关采购管理规定执行；若学校相关规定更新，本制度相应调整。

第十六条 制度解释

本办法由科研平台管理服务中心负责解释。

第十七条 施行日期

本办法自发布之日起施行。

科研平台管理服务中心

2026年5月19日